公文管理

2.2.1.1            收文管理

来文登录

登记接收的公文的属性及文件信息；以附件形式保存电子公文，或自动连接到扫描仪生成公文的电子文件。

当相关人员收到上级来文，并启动收文流程时， 系统将自动登记文件属性及相关信息。同时电子公文可以以附件形式保存并和收文流转单一起形成一个收文的流程文件。如果有纸制文件可以将文件使用扫描仪生成电子文件，并作为流程文件的附件保存。

收文拟办

可送领导阅示，也可直接送部门阅办。根据收文流程的步骤，流程可做相关设置，承办人根据需要来决定文件是交给领导阅示还是直接送部门阅办。

领导批示

可选择用户、部门、角色（组）、职位等条件，自动形成阅示意见。领导可查看流程中所有步骤的处理过程和处理意见。

部门阅办

部门可直接阅办，或向本部门其他人员和下级部门拟办，自动形成拟办意见。

收文阅办

阅办人为收文的最终承办人。根据收文管理的需要，在流程中可以设置部门的阅办人为收文的最终承办人。

收文归档

公文中的信息自动转入档案管理系统，可支持批量归档。

的收文管理系统和档案管理系统是相联系的，收文流转结束后，系统会自动将文件保存至档案管理的指定目录下，多附件可以实现一次性的归档。

收文打印

收文流转单的打印存档。收文流转单的格式可以按照习惯进行自定义，同时如果需要，也可以按照设定的格式进行套打。将电子文件信息输出到纸制文件下，以供存档。

收文查阅

文件经办人可通过工作流查询功能，可以查阅未归档的收文。归档后，在档案管理系统中按权限进行查询。提交人、经办人员都可以查询正在流转的文件，并可以查询相关意见。因为归档后的文件都保存在档案管理中，对档案管理模块下的文件访问是需要授权的。

2.2.1.2            发文管理

发文拟稿

用户可选择模板，并录入发文单、正文和文件基本信息。拟稿人选择并填写完整对应的发文单，可将文件正文作为附件上传到中，形成正式的流程文件。

部门领导核稿

发至部门领导，并对正文进行修改。拟稿人将文件发送至本部门领导，如果使用角色判断，系统将自自动将文件发送到拟稿人的领导那里，领导可以对发文单以及文件正文进行修改。

部门领导会签

会签部门领导对正文进行修改。文件需要会签时，各个会签部门可以依次在文件中修改内容，系统保留每次修改的痕迹以及以及修改人的修改时间、姓名等信息，并自动生成一个新版本的文件。

秘书审稿

修改文件基本信息，自动生成主题词，对正文进行修改。在秘书审稿的步骤，可以修改发文单中的内容，并可以浏览和修改文件内容。系统可根据相关内容自动生成主题词。

领导会签

对正文进行修改或签署意见。在的发文单设计时，可以单独设计领导会签的录入栏，领导在这里可以签署意见，并可以对文件内容进行修改，系统将记录修改内容和时间，并生成新版本。

领导签发

领导确认签发。当领导处理时，有单独的领导意见录入框，领导可以签发相关意见，并可以直接打开文件浏览文件内容，确认无误后可以签发文件，并可以加盖领导的图片签名。

秘书校稿

在生成正式文件前，对公文进行最后一次的校稿。秘书可对文件进行校稿，并可随时调阅文件审批过程中的任何一个版本的文件进行对比。经过校稿后的文件内容就是比较完整的了。

生成正文

根据用户所选正文模板，自动分配文号，正文排版。相关处理人员将校完的稿件生成一份正式的、不含任何修改痕迹的文件，文件生成正式文号，并按照模版排好。

加盖印章

根据不同文件类型，加盖不同的电子印章。形成的正式文件，为了保证文件内容的安全性和完整性，可以对文件加盖电子印章，印章可以保证文件内容不被修改，并可以直接验证印章的真伪，采用PKI技术的电子印章具有很高的可靠性和安全性。

发文打印

打印公文正文，可无文头打印，并打印发文单用于发文归档。文件的打印包括两部分，一部分是对文件表单的打印，系统支持表单套打功能，可以直接将表单打印成自定义的格式。另一部分是对文件内容的打印，可以按照要求对正式文件进行打印。

发文传阅

选择传阅人员、部门、角色（组）、职位等，分发传阅。传阅人员阅文后自动记录阅文时间，并能统计所选传阅人员的传阅情况。可以根据需要选择需要传阅的范围，记录传阅人阅读文件的时间和统计传阅情况。

发文归档

发文流程结束后，公文自动转入档案管理系统归档。文件流转结束后，会自动归入档案管理中指定的文件夹中。

发文查询

²      未归档前，可在流程系统中查询；

²      归档后，在档案管理系统中根据权限查询。

²      未归档的文件，承办人员和其他相关人员可以在系统中查询到文件。